Mungkin tema paling umum yang saya dengar dalam bekerja dengan pemilik bisnis atau manajer adalah bahwa mereka jarang punya waktu untuk merencanakan masa depan. Mereka begitu sibuk dengan tugas dan tanggung jawab sehari-hari, hanya melalui daftar "To Do" mingguan atau memadamkan api menghabiskan seluruh waktu dan energi mereka, dan kemudian beberapa.
Pemilik bisnis sering memberi tahu kami bahwa strategi pemasaran yang efektif tidak ada. Mengapa? Karena mereka terlalu sibuk berjualan. Produk dan layanan baru tidak sedang dikembangkan. Mengapa? Karena mereka terlibat dalam pengiriman produk dan layanan yang ada. Perencanaan jangka panjang tidak dibahas. Mengapa? Karena mereka begitu sibuk mengerjakan daftar "Tugas" minggu ini.
Solusi untuk skenario ini adalah untuk membedakan fungsi jangka panjang dari fungsi jangka pendek. Ini tidak berarti memutuskan tugas mana yang akan Anda lakukan hari ini dan yang akan Anda lakukan di beberapa titik di masa depan. Ini berarti mengetahui fungsi mana yang membuat bisnis sehat dalam jangka pendek, dan fungsi mana yang membuat bisnis sehat dalam jangka panjang. Bukannya yang satu lebih penting dari yang lain - Anda harus melakukan keduanya dengan baik.
Realitas yang tak terhindarkan adalah bahwa fungsi jangka pendek selalu menyingkirkan fungsi jangka panjang. Sebagai contoh, katakanlah saya berada dalam bisnis teknologi dan menyediakan pekerjaan "break and fix" serta instalasi sistem jaringan yang rumit. Anda mempekerjakan saya untuk mengembangkan sistem jaringan untuk bisnis Anda, yang akan memakan waktu, beberapa pemikiran, beberapa pengembangan. Saya akan memulai proyek ini untuk Anda ketika pelanggan lain menelepon dan berkata, "Komputer saya mati dan saya tidak bisa bekerja sampai itu diperbaiki." Tentu saja saya bergegas menangani kebutuhan jangka pendek pelanggan itu dengan mengorbankan proyek jangka panjang saya dengan Anda.
Situasi seperti ini terjadi setiap hari di setiap bisnis. Pemilik atau manajer bisnis biasa menangani pemasaran dan penjualan untuk bisnisnya. Anda tahu Anda perlu duduk dan mengembangkan strategi pemasaran untuk kuartal berikutnya, tetapi arus kas sangat ketat sehingga Anda juga tahu Anda sebaiknya keluar dan menjual sesuatu. Jangka pendek versus jangka panjang lagi.
Satu-satunya tindakan paling membantu yang dapat Anda ambil untuk memiliki dampak terbesar pada bisnis Anda adalah memahami fungsi jangka panjang dan jangka pendek, lalu pisahkan. Mari kita lihat contoh-contoh fungsi jangka pendek dan panjang:
JANGKA PENDEK (jika Anda melakukannya dengan baik, bisnis Anda akan menjadi jangka pendek yang sehat): - Akuntansi; - Administrasi (sistem, prosedur, kebijakan); - Penjualan; - Operasi; - Produksi; - Personel (penggajian, administrasi tunjangan).
FUNGSI JANGKA PANJANG (jika Anda melakukannya dengan baik, bisnis Anda akan sehat dalam jangka panjang): - Pemasaran (mengantisipasi pasar & kebutuhan pelanggan di masa depan; inovasi); - Penelitian dan Pengembangan; - Keuangan; - Pengembangan & pelatihan staf; - Budaya perusahaan, kerja tim.
Langkah kedua adalah mulai memisahkan fungsi-fungsi itu untuk diri Anda dan karyawan Anda, menyelaraskan kembali tanggung jawab. Lihatlah semua peran yang Anda mainkan dalam bisnis Anda. Apakah Anda memiliki tanggung jawab untuk fungsi jangka panjang dan jangka pendek? Misalnya, apakah Anda menangani pemasaran dan penjualan? Atau menangani keuangan dan akuntansi? Banyak pemilik bisnis tersebar di seluruh peta.
Sekarang perhatikan tanggung jawab setiap karyawan dan ajukan pertanyaan yang sama. Apakah mereka bertanggung jawab atas fungsi jangka pendek dan jangka panjang? Saya berani bertaruh bahwa jika mereka, fungsi jangka panjang secara konsisten jatuh lebih rendah pada daftar prioritas.
Skenario kasus terbaik adalah sebanyak mungkin orang yang berbeda bertanggung jawab atas fungsi jangka panjang dan pendek, sebanyak mungkin. Pertimbangkan bagaimana menyelaraskan kembali tanggung jawab sehingga karyawan tertentu bekerja terutama pada fungsi jangka panjang dan yang lain bertanggung jawab untuk fungsi jangka pendek. Anda mungkin tidak perlu mempekerjakan orang baru, cukup luruskan kembali siapa yang melakukan apa.
Dalam banyak bisnis dengan staf kecil, pemisahan total tidak realistis. Skenario terbaik berikutnya adalah sangat menyadari bahwa Anda mengenakan dua topi yang berbeda, dan secara khusus mengalokasikan hari-hari tertentu atau bahkan berjam-jam untuk memastikan fungsi jangka panjang Anda diberikan cukup waktu dan perhatian. Misalnya, jika Anda menangani pemasaran dan penjualan, Anda mungkin memblokir dua hari penuh setiap minggu di mana Anda tidak menjadwalkan janji temu penjualan, tetapi Anda bekerja pada pemasaran saja. Atau mungkin lebih baik bagi Anda untuk membagi hari Anda menjadi pagi hari untuk penjualan, sore hari untuk pemasaran. Dibutuhkan disiplin, dan itu sangat berharga.
